Optimización del inventario y gestión del tiempo de entrega en la industria farmacéutica

Por Shwethika Adusumalli, Ashish Thomas Agustín y Spyridon Lekkakos.

El impacto del tiempo de entrega en el inventario es bien conocido, pero en el mundo real la relación puede ser mucho más complicada de definir, cuando están involucrados múltiples tipos de productos, sistemas de gestión y ubicaciones. La falta de planificación central agrava el problema afectado la visión de extremo a extremo las posiciones de inventario.

Este es el reto al que se enfrenta una empresa farmacéutica líder con sede en Europa. Un proyecto de investigación * liderado por Zaragoza Logistics Center (ZLC), analizó los sistemas de inventario multifacético de esta empresa y desarrolló un modelo que ayuda al fabricante a identificar y priorizar oportunidades para optimizar los niveles de inventario y tiempos de espera.

Entorno competitivo complejo

Hay una serie de factores internos que hacen más complejo en las empresas la gestión del inventario y los sistemas de gestión de tiempos en las entregas.

En términos generales, hay tres etapas principales entre el proceso de fabricación y un producto farmacéutico acabado. En primer lugar, las materias primas se convierten en los principios activos que componen los productos terminados. En segundo lugar, estos principios activos se convierten en tales como comprimidos o tabletas, también conocidos como productos farmacéuticos. Finalmente, los comprimidos y otros formatos de producto se envasan y se convierten en productos terminados.

En la empresa, cada una de estas etapas consta de seis subprocesos. Uno de estos subprocesos por ejemplo sería la producción, donde el material se transforma en las diferentes formas de producto, y el control de calidad, que verifica que el producto cumple con todos los criterios de calidad requeridos antes de ser enviado al almacén.

Es importante destacar que cada subproceso tiene su propio tiempo de espera, que se suman para llegar al tiempo de entrega del proceso completo.

Además, la amplia gama de productos de la empresa farmacéutica se divide en familias de productos y referencias. Las familias de productos se clasifican de forma diferente; aquellos asociados con el valor y margen de beneficio más alto, tienden a ser los que más atención reciben. Otra complicación es que las fábricas de la empresa funcionan de manera diferente, y estas disparidades no están claramente cuantificadas.

El inventario de la empresa y los procesos de tiempo de entrega también están influenciados por los impulsores del mercado externo.

Por ejemplo, los fármacos están sujetos a una rigurosa regulación, y deben estar disponibles cuando sea necesario para proteger el bienestar de los pacientes. Además, existe una creciente presión para reducir los costes ante la intensificación de la competencia de los medicamentos genéricos y la caducidad de las patentes de productos.

Bajar los niveles de inventario es una de las estrategias de reducción de costes que la empresa está buscando en respuesta a estos desafíos. Sin embargo, el logro de este objetivo no debe comprometer los niveles de servicio - de los cuales el tiempo de entrega es un componente clave.

El proyecto de investigación estudió el papel del tiempo de espera del proceso completo como una palanca estratégica para racionalizar el inventario. En el contexto del proyecto de investigación, este se define como el tiempo que transcurre desde que comienza la producción de los ingredientes principales de una sustancia medicamentosa, hasta la etapa de almacenamiento del producto terminado.

Enfoque en tres pasos

El estudio está basado en registros históricos de los plazos de entrega y los niveles de inventario durante un período de un año. El conjunto de datos abarca varias formas de producto intermedio y final a través de múltiples puntos de producción y distribución a través de la red de fabricación de la empresa.

El objetivo principal de la investigación es proporcionar pruebas basadas en datos de una correlación entre el inventario y el tiempo de entrega. Para lograr este objetivo, el proyecto aborda tres preguntas clave de investigación.

• ¿Cómo se relaciona la ocurrencia de altos niveles de inventario en varios nodos y redes dentro de la cadena de suministro de la empresa farmacéutica con los patrones de tiempo de avance y / o de variación del tiempo de entrega? ¿Y qué nodos y redes son los que mejor realizan desde una perspectiva de inventario / tiempo de entrega?
• ¿Es posible determinar y cuantificar la relación entre el tiempo de espera y el inventario mediante el análisis estadístico?
• ¿Cuál es el impacto potencial de reducir el tiempo de entrega y su variabilidad en el inventario mientras se mantienen niveles de servicio aceptables, asumiendo que todos los demás factores permanecen iguales?

Para responder a estas preguntas, la investigación fue dividida en tres pasos principales. El primer paso consistió en revisar los productos y procesos relevantes, decidir en qué áreas enfocarse y evaluar los datos históricos. A continuación, se realizó un análisis empírico y estadístico de los datos de tiempo / inventario. El histórico de datos proporcionados por la empresa fue incrementado por los conocimientos adquiridos a través de una encuesta distribuida a los planificadores en la empresa. En tercer lugar, un modelo de simulación ilustró diferentes escenarios de tiempo de entrega.

Áreas de preocupación

Los análisis de inventario, los plazos de entrega y la relación entre ambos revelaron muchas oportunidades de mejora. La simulación de múltiples escenarios ayudó a las partes interesadas a prever los beneficios potenciales al reducir el tiempo de ejecución y su variabilidad en un sistema de fabricación en varias etapas.

Por ejemplo, la mayoría del inventario (53%,) se mantiene en forma de principios activos. Esto no es sorprendente, ya que mantener grandes volúmenes de existencias pre-terminadas permite a las empresas farmacéuticas aprovechar las ventajas de la diferenciación diferida. Sin embargo, el valor de este producto estático es relativamente alto, y la práctica de mantener stocks abundantes es una preocupación.

Además, la empresa clasifica el inventario en cuatro grandes categorías: producto que está siendo sometido a inspección de calidad, existencias en tránsito, inventario de producto en proceso y producto disponible. Un análisis del inventario general y de la forma del producto reveló que una porción significativa está estacionada en la etapa de inspección de calidad.

Otra preocupación es que los niveles de inventario parecen estar subiendo. Un amplio análisis de todas las formas de producto  mostró que los niveles totales de stock aumentaron durante los 12 meses anteriores.

A mayor nivel de detalle, el análisis afirmó que los niveles promedio de stock varían significativamente de un sitio a otro; algunos sitios parecen tener un volumen de más alto que el promedio.

El análisis de los plazos de entrega también planteó una serie de banderas rojas. Por ejemplo, los plazos de ejecución reales eran, en promedio, inferiores a los valores planificados, pero estaban sujetos a mucha variabilidad.

Un examen de cómo los distintos tipos de producto impactan en los tiempos de entrega del proceso completo, demostró que la etapa de correspondiente a la sustancia fármaco es la que más contribuye a los tiempos de entrega totales. Este resultado está en línea con el hallazgo de que dichos  artículos   representan la mayor proporción del inventario total mantenido - también arroja pruebas preliminares basadas en datos que indican que los tiempos de espera dilatados en las operaciones de la empresa farmacéutica generan mayores volúmenes de inventario.

Las simulaciones llevaron estos resultados un paso más allá al modelar los resultados de diferentes estrategias de reducción. Un hallazgo importante es que aunque la disminución de la variabilidad del tiempo de avance en la etapa de producto farmacéutico logró la máxima disminución en los niveles medios de inventario, la aplicación de la misma estrategia a través del sistema fue aún más efectiva en términos de reducción de volúmenes de inventario.

Resultados y recomendaciones

Los hallazgos de la investigación indican que la empresa farmacéutica puede generar un ahorro significativo al tratar las cuestiones de inventario y plazos de entrega, especialmente si la empresa prioriza sus esfuerzos de mejora.

Una de las observaciones más notables es que el tiempo de ejecución puede variar ampliamente entre los tipos de productos y los lugares de fabricación. La mejora de estos niveles de rendimiento debe ser un área de enfoque clave para el fabricante.

Los resultados y recomendaciones más específicos destacados por el proyecto incluyen:

Prestar atención a los niveles de principios activos La tendencia general hacia mayores volúmenes de inventario es atribuible a aumentos en los niveles de stock de estos productos. Ciertas localizaciones presentan niveles de inventario promedio relativamente bajos pero una variabilidad superior a la media en la cantidad de stock. La administración de inventario de estos productos DS debe ser una meta prioritaria para la Empresa.

Tener en cuenta cada etapa de los seis subprocesos - especialmente la calidad. Los análisis revelaron niveles muy altos de variabilidad inherente en los plazos de entrega en cada etapa, como producción y calidad. Sin embargo, los plazos en calidad representan la mayor proporción del total de tiempo de espera del proceso completo. Además, esta etapa también muestra los niveles más altos de imprevisibilidad. De ello se desprende que los plazos de calidad en cada etapa podrían ser un punto de partida para los programas de control de plazos.

Investigar ciertas combinaciones de nodos. Al examinar la relación entre el tiempo de entrega y el inventario a lo largo del tiempo, se destacaron interdependencias prominentes entre ciertos grupos de nodos.

Investigar la variabilidad entre localizaciones. Algunas localizaciones de principios activos y producto terminado DS y FG parecen ser mejores para controlar la variabilidad que otras. Si estas disparidades no pueden atribuirse a factores como la demanda impredecible y la complejidad de las carteras específicas de productos, la evaluación comparativa podría revelar por qué las prestaciones difieren de un sitio a otro en estas categorías de productos.

Variabilidad de los principios activos y producto farmacéutico. Las simulaciones indicaron que la reducción de los tiempos de entrega promedios en las etapas principios activos  y producto farmacéuticos podría producir beneficios significativos para la empresa.

Punto de vista holístico

Claramente, el tiempo de entrega y el inventario están inextricablemente vinculados; Pero la investigación muestra que el complejo sistema de fabricación de la empresa farmacéutica introduce matices a esta relación que merecen una investigación más profunda. Los hallazgos y recomendaciones ayudarán al fabricante a profundizar en estas cuestiones.

Aunque hay muchas acciones individuales que la empresa puede tomar, la investigación destaca la importancia de un enfoque holístico para mejorar el inventario y el tiempo de ejecución.

El control de los plazos en cada etapa específica del ciclo de fabricación podría lograr reducciones en los niveles de inventario. Sin embargo, el beneficio acumulado de tal estrategia a través de cada etapa es potencialmente mucho mayor. Además, los planificadores de cada etapa deben coordinar sus esfuerzos para asegurar que los cambios no introduzcan problemas sistemáticos.

Tal vez aún más importante, es que la planificación de inventario existente en la empresa y los sistemas de revisión y tienden a operar en silos. Un sistema de planificación centralizado y colaborativo, aumentado por controles más estrictos de tiempo de entrega, podría ser el camino más gratificante para la optimización de inventario. Hay planes para continuar la investigación en un proyecto de seguimiento.

* La investigación fue llevada a cabo por Shwethika Adusumalli y Ashish Thomas Augustine, a través del máster  ZLC de Ingeniería en Logística y Gestión de la Cadena de Suministro titulado “Vinculación de plazos de entrega e inventario en el negocio farmacéutico”. La tesis ganó el Premio al mejor proyecto de máster ZLOG. El Dr. Spyridon Lekkakos, profesor asociado de ZLC, tutorizó el proyecto. Para más información sobre la investigación, póngase en contacto con Spyridon Lekkakos.